Le compte individuel reprend, dans un seul document, les prestations effectuées par un travailleur auprès de son employeur au cours de l’année, ainsi que les rémunérations y afférentes. Quelles sont les règles qui s’appliquent à ce document social obligatoire ?

Les employeurs sont tenus d’établir de nombreux documents sociaux obligatoires. Le compte individuel en fait partie et permet au travailleur de disposer d’un récapitulatif de ses prestations et rémunérations pour une année entière. Il permet par ailleurs de contrôler le respect de nombreuses règlementations.

L’employeur peut établir lui-même le compte individuel ou confier cette tâche à son Secrétariat social.

Mentions obligatoires

Le compte individuel doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

• l’identification de l’employeur 
• l'identification du travailleur
• les éléments constitutifs de la rémunération, classés par période de paie, par trimestre ou par an.

Précisons toutefois que certaines indications relatives aux sommes payées ne doivent plus être inscrites au compte individuel si elles figurent déjà sur la fiche de paie et pour autant qu’une copie de cette fiche de paie soit conservée par l’employeur.

Quand ces mentions doivent-elles être inscrites sur le compte individuel ?

Les mentions relatives à l’employeur et au travailleur doivent être reprises au compte individuel avant l’utilisation de celui-ci (sauf la date de sortie du travailleur qui doit être inscrite dans les sept jours suivant la fin du contrat).

Les éléments constitutifs de la rémunération doivent être indiqués au plus tard au moment où la rémunération est exigible, s’ils sont repris par période de paie. Les autres paiements effectués par l’employeur (exemple: remboursement de frais de transport) doivent figurer sur le compte individuel au plus tard le 10^ème jour du mois qui suit celui au cours duquel les sommes ont été payées.

Les informations trimestrielles relatives à la rémunération doivent être indiquées au plus tard le dernier jour au cours duquel l’employeur doit faire sa déclaration à l’ONSS. Enfin, les informations relatives à la rémunération à fournir annuellement doivent être indiquées au plus tard le dernier jour au cours duquel l’employeur doit faire sa déclaration à l’ONSS et qui concerne le 4^ème trimestre.

Quand doit-il être remis au travailleur ?

L'employeur doit fournir au travailleur une copie du compte individuel dans les deux mois après le début du contrat ainsi que dans le mois suivant un changement de fonction ou de lieu de travail.

Par ailleurs, une copie complète du compte individuel doit être remise par l’employeur au travailleur avant le 1^er mars de l’année suivante.

En cas de rupture du contrat, l’employeur doit remettre au travailleur une copie du compte individuel dans les deux mois qui suivent la fin du trimestre pendant lequel le contrat a pris fin. Si un paiement quelconque est effectué après la fin du contrat, une copie du compte relatif à ce paiement doit être fournie dans les deux mois qui suivent.

Durée et lieu de conservation du compte individuel

Le compte individuel doit être conservé pendant cinq ans, qui commencent à courir à l’expiration de la période de tenue du document (c’est-à-dire à partir de la clôture annuelle du compte).

Il peut être tenu sous quelque forme que ce soit (support papier ou informatique), pour autant qu'il soit lisible et que la forme de reproduction utilisée permette une surveillance efficace.

L’employeur a le choix du lieu où sera tenu le compte individuel parmi les quatre endroits suivants :

• À l’adresse où il est inscrit en Belgique à l’ONSS
• À l’un des lieux de travail
• À son domicile, ou au siège social s’il est établi en Belgique
• Au siège du secrétariat social auquel il est affilié.

En ce qui concerne ces trois derniers endroits, un avertissement préalable du Contrôle des lois sociales est nécessaire.