En principe, il est interdit de reporter et de payer les jours de congés légaux non pris avant le 31 décembre. Il existe néanmoins des exceptions.

Le principe

La question des congés payés des travailleurs est une matière d’ordre public, cela signifie que ni l’employeur, ni le travailleur ne peuvent déroger aux règles imposées. Concernant la prise des congés légaux, ceux-ci doivent être pris dans les 12 mois qui suivent la fin de l’exercice de vacances (année de vacances -1). En d’autres termes, tous les jours de congés légaux promérités sur base des prestations en 2014 doivent être pris au cours de l’année 2015. Lorsqu’un travailleur n’a pas pris tous ses congés légaux, l’employeur ne peut ni lui payer ces jours, ni reporter les jours non pris à l’année suivante.

C’est l’employeur qui est considéré comme le « gardien » de cette règle : en cas de non respect, il s’expose à des sanctions administratives ou pénales.  

Le travailleur dans l’impossibilité de prendre ses congés

Il existe néanmoins une exception à ce principe d’interdiction de paiement. Lorsqu’un travailleur se trouve dans l’impossibilité de prendre tout ou partie de ses vacances au cours de l’année de vacances et cela, par suite d’un cas de force majeure ou en raison d’une suspension de son contrat, ces jours de congé ne peuvent pas être reportés sur l’année suivante mais ils seront payés. On vise ici le cas du travailleur malade, de la travailleuse en repos de maternité etc… Une fonction importante ou un surcroit de travail ne constitue par une force majeure empêchant la prise de vacances.

Les montants à charge de l’employeur

L’employeur est tenu de verser à l’employé au plus tard pour le 31 décembre le pécule de vacances relatif aux jours de vacances non pris. Le pécule contient :

• le simple pécule de vacances c'est-à-dire la rémunération normale pour les jours de vacances non pris
• le double pécule de vacances uniquement si celui-ci n’a pas été liquidé au même moment qu’aux autres travailleurs de l’entreprise (généralement au mois de juin ou juillet).

En ce qui concerne les ouvriers, le pécule de vacances n’est pas versé par l’employeur mais par la caisse de vacances. L’ouvrier a déjà perçu, via son chèque vacances, l’entièreté de son pécule.

La position de la mutuelle

Habituellement la mutuelle transmet à l’employeur un formulaire pour que celui-ci  précise si tous les jours de congé ont été pris ou s’il en reste encore à prendre. Les sommes qui doivent encore être versées au travailleur ne pourront en aucun cas être cumulées avec les indemnités d’incapacité de travail versées par la mutuelle. La mutuelle déduira donc de son intervention le pécule reçu par l’employeur. Cette déduction se fait en décembre pour les employés mais pourra se faire sur un autre mois pour les ouvriers.