L’octroi de titres-repas permet d’optimaliser la rémunération de votre travailleur tant sur le plan de la sécurité sociale que sur le plan fiscal. Cet avantage permet aussi d’augmenter le pouvoir d’achat de votre travailleur à moindre coût. 

Pour votre travailleur, les titres-repas sont exonérés tant du point de vue social que fiscal sous certaines conditions cumulatives.

Quelles sont les conditions d’exonération sociale et fiscale des titres-repas ?

• les titres-repas ne sont pas octroyés en remplacement de rémunération, primes, avantages en nature ou de tout autre avantage. Une exception existe depuis le 01/10/2011. Pour autant que les conditions générales d’octroi soient respectées, aucune cotisation ne sera due sur les titres-repas qui sont octroyés ou rehaussés en remplacement d’éco-chèques 
• l’octroi des titres-repas doit être prévu par une convention collective de travail (CCT) sectorielle ou d’entreprise. Il peut également l’être par une convention individuelle si une CCT ne peut être conclue à défaut de délégation syndicale ou lorsqu’il s’agit d’une catégorie de personnel qui habituellement n’est pas visée par une telle convention 
• le nombre de titres-repas octroyés doit correspondre au nombre de journées de travail effectives (*). Ce principe est applicable aux travailleurs à temps plein comme aux travailleurs à temps partiel 
• le nombre de titre-repas et le montant de l'intervention de l'employeur sont repris sur la fiche de paie du travailleur 
• les titres-repas sont délivrés au nom du travailleur. Cette condition est censée remplie s'il est mentionné sur le compte individuel du travailleur, le nombre de titres-repas octroyés et la quote-part personnelle du travailleur 
• la validité du titre-repas est limitée à 12 mois et il ne peut être utilisé qu’en paiement d’un repas ou pour l’achat de denrées alimentaires 
• le travailleur peut vérifier le solde et la durée de validité de ses titres-repas électroniques 
• l’intervention de l’employeur dans le montant du titre-repas ne peut excéder 6,91 €
• l’intervention du travailleur dans le montant du titre-repas ne peut être inférieure à 1,09 €
• les titres-repas sont mis à disposition par un éditeur agréé 
• l'utilisation des titres-repas électroniques n'engendre pas de coût pour le travailleur (sauf en cas de perte ou de vol).

Sur votre déclaration multifonctionnelle (DMFA), vous devez mentionner les éléments suivants :

• si l’entreprise opte pour le comptage alternatif du nombre de titres-repas en fonction du nombre total d’heures effectivement prestées pendant le trimestre
• le nombre de travailleurs bénéficiant des titres-repas
• le nombre de titres-repas octroyés
• le montant total de la quote-part patronale dans ces titres-repas.

Vous pouvez déduire votre intervention dans la valeur faciale du titre-repas comme frais professionnels à concurrence de 2 € par titre-repas (voire davantage en cas exceptionnel, par exemple, si le titre-repas est considéré comme un avantage de toute nature imposable en cas de cumul avec un restaurant d’entreprise).

Quant aux frais de fonctionnement que vous payez à la société émettrice de titres-repas, ils sont déductibles au titre de frais professionnels.

Cumul avec un restaurant d'entreprise

Les titres-repas son considérés comme une rémunération soumise aux cotisations de sécurité sociale pour les jours au cours desquels le travailleur bénéficie de la fourniture d’un repas à un prix inférieur au prix coûtant (c.-à-d. 6,91 €) dans un restaurant d’entreprise, sauf si le travailleur utilise intégralement le titre-repas en paiement du prix du repas.

Le cumul est donc autorisé, en exonération de sécurité sociale, dans trois cas :

• le travailleur ne prend pas ses repas dans le restaurant d’entreprise et utilise ses titres-repas à l’extérieur
• le restaurant d’entreprise sert des repas à un prix au moins égal au prix coûtant
• le travailleur prend ses repas dans le restaurant d’entreprise servant des repas à un prix inférieur au prix coûtant et utilise intégralement le titre-repas en paiement du repas.
   

 (*) Il est possible d’opérer un comptage alternatif du nombre de titres-repas à octroyer, de sorte que le nombre de jours de prestations effectués par le travailleur corresponde au nombre d'heures de travail effectivement fournies au cours du trimestre, divisé par le nombre normal journalier d'heures de travail dans l'entreprise.

Si le nombre ainsi obtenu est supérieur au nombre maximal de jours pouvant être prestés au cours du trimestre par un travailleur occupé à temps plein, il est alors limité à ce dernier nombre.

Pour pourvoir appliquer ce calcul dans une entreprise, certaines conditions doivent être remplies :

• différents régimes de travail sont simultanément applicables, qu’il s’agisse de prestations à temps partiel ou à temps plein ou les 2
• l’entreprise, en ce qui concerne les heures supplémentaires, doit appliquer l’article 26bis de la loi du le travail (respect de la durée du travail par l’octroi de repos compensatoires)
• ce mode de calcul doit être prévu par CCT ou dans le règlement de travail
• il doit concerner tous les travailleurs
• la CCT ou le règlement de travail doit prévoir le nombre normal journalier d’heures de travail dans l’entreprise ainsi que la manière dont est calculé le nombre maximum de jours pouvant être prestés au cours d’un trimestre par un travailleur occupé à temps plein.