Rédiger un e-mail, analyser un fichier ou préparer une offre à l’aide d’un outil d’IA est devenu courant dans de nombreuses entreprises. Ces solutions permettent de gagner du temps, d’automatiser certaines tâches et d’améliorer l’efficacité au quotidien. Mais lorsqu’elles impliquent l’utilisation de données à caractère personnel de clients ou de collaborateurs, certaines précautions s’imposent.

Le recours à l’IA ne dispense pas du respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Dès qu’un indépendant ou une entreprise utilise des données à caractère personnel dans un outil d’IA, il s’agit d’un traitement de données soumis au RGPD.

Concrètement, l’entreprise reste responsable du traitement, même lorsqu’elle utilise un outil développé par un fournisseur externe. Elle doit s’assurer que les données utilisées poursuivent un objectif légitime, reposent sur une base légale et sont limitées à ce qui est nécessaire.
Une attention particulière doit également être portée à la conservation des données. Les systèmes d’IA reposent souvent sur l’apprentissage automatique : les données introduites peuvent être utilisées pour améliorer les performances de l’outil. Il est donc essentiel de vérifier si elles sont réutilisées à des fins d’entraînement et, lorsque cela est possible, de désactiver cette fonctionnalité.

Avant d’utiliser une solution d’IA, il est recommandé de consulter ses conditions d’utilisation et ses garanties en matière de protection des données. Il convient notamment de vérifier où les données sont hébergées, si elles sont transférées hors de l’Union européenne et quelles mesures de sécurité sont mises en place.

Par ailleurs, il est préférable d’éviter d’introduire des données directement identifiables dans ces outils. L’utilisation de données anonymisées ou pseudonymisées permet de réduire les risques. La formation du personnel, l’adoption de règles d’utilisation et la limitation des accès constituent également de bonnes pratiques.

L’IA offre de nombreux avantages aux indépendants et aux entreprises. Cependant, son utilisation doit s’inscrire dans le respect des règles relatives à la protection des données personnelles.

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