Depuis janvier 2026, la facturation électronique est obligatoire en Belgique : comment contester une facture dans ce contexte ?

Même si une facture vous est transmise via Peppol, vous devez impérativement la contester si vous n’êtes pas d’accord avec son contenu. En effet, une facture est présumée acceptée si elle n’est pas contestée dans un délai raisonnable. Autrement dit : le silence peut être interprété comme une acceptation.

Dans quel délai contester une facture ?

Lorsque vous recevez une facture électronique avec laquelle vous êtes en désaccord, il est important de réagir rapidement.

En pratique, un délai de 10 à 14 jours après réception est généralement considéré comme raisonnable. Mais il est possible qu’un délai soit fixé dans les conditions générales, il faudra donc le respecter. Il est donc recommandé de contester la facture dès que possible afin d’éviter toute présomption d’acceptation.

Peut-on contester une facture directement via Peppol ?

Peppol est un réseau permettant d’harmoniser l’échange de factures électroniques au sein de l’Union européenne. Quant à lui, le logiciel de facturation permet de générer, envoyer et suivre les factures. En fonction des logiciels utilisés (Billit, Accountable, Dexxter, …), d’autres services peuvent également être fournis.

Actuellement, il n’est pas possible de contester directement une facture via Peppol. Cependant, certains logiciels de facturation permettent de signaler ou de contester la facture en ligne. Néanmoins, il est important de contester votre facture également par écrit via une lettre recommandée. Cette démarche constitue ainsi une preuve claire de votre contestation.

Une contestation doit être motivée

Contester une facture ne se limite pas à dire que vous n’êtes pas d’accord. La contestation doit être motivée, c’est-à-dire expliquer précisément les raisons du désaccord.

Votre contestation devrait idéalement mentionner :

• le numéro de la facture
• la date de la facture
• le motif précis de la contestation
• la demande de correction ou d’adaptation
• le cas échéant, un paiement partiel effectué « sous réserve »

Si votre logiciel permet d’indiquer une contestation mais sans possibilité d’ajouter une justification, il est indispensable d’envoyer une lettre recommandée expliquant les raisons de votre désaccord.

Fin de l’excuse de la facture non reçue

Avec la facturation électronique, il devient plus difficile pour les mauvais payeurs de prétendre qu’ils n’ont jamais reçu la facture pour justifier l’absence de contestation ou de paiement. La transmission numérique crée en effet une trace claire de l’envoi et de la réception de la facture.

Et les conditions générales dans tout cela ?

La facturation électronique soulève également une question importante : comment communiquer vos conditions générales ?

Celles-ci doivent être portées à la connaissance du client avant l’acceptation de l’offre ou la conclusion du contrat, afin qu’il puisse en prendre connaissance avant de donner son accord. Lorsque votre client est un consommateur, cette exigence est encore plus stricte : les conditions générales doivent impérativement être communiquées avant l’acceptation de l’offre. Certains logiciels permettent d’attacher un fichier PDF à la facture. Toutefois, même lorsque cette fonctionnalité existe, les conditions générales doivent être communiquées au client et acceptées par celui-ci avant ou au moment de la signature du contrat.

Pour conclure

Si la facturation électronique modifie la manière dont les factures sont transmises, la pratique relative à la contestation des factures et à la communication des conditions générales reste inchangée. Une facture avec laquelle vous n’êtes pas d’accord doit toujours être contestée rapidement et de manière motivée, par écrit via une lettre recommandée. De même, les conditions générales doivent toujours être portées à la connaissance du client et acceptées par celui-ci, dès l’offre ou la conclusion du contrat.

Le présent conseil est fourni à titre purement informatif et pédagogique. Il ne constitue pas une analyse exhaustive de la réglementation applicable. Pour une étude adaptée à votre situation particulière, nous vous invitons à solliciter un avis juridique spécialisé.

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