Tout indépendant est un jour ou l’autre confronté à la rédaction d’une facture. Mais qu’en est-il concrètement de la notion de facture ? Quelles sont les mentions légales obligatoires ? Quand doivent-elles être émises ? Qu’en est-il de la facture électronique ?
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document comptable dont tout indépendant a besoin. Il doit en recevoir une pour tous ses achats professionnels, mais doit également en donner une en cas de vente de biens ou de services à ses clients professionnels.
Il n’est pas compliqué d’établir une facture, mais un certain nombre de mentions obligatoires doivent s’y retrouver :
- La mention "facture"
- Le numéro d’ordre séquentiel de la facture
- La date
- Vos coordonnées
- Votre numéro TVA
- Les coordonnées de votre client
- Le numéro TVA de votre client
- Une description des services ou des biens livrés
- Le sous-total hors TVA
- Le taux de TVA applicable (sauf pour le régime de franchise)
- Le montant total de la TVA due
- Le total TVA comprise
Étant donné que la facture permet de faire savoir à votre client le montant que vous l’invitez à payer, il est également conseillé d’indiquer la date d’échéance de paiement souhaitée.
La facture est obligatoire pour les clients professionnels (utilisation professionnelle). Pour les clients particuliers (usage privé), l’émission d’une facture n’est pas toujours obligatoire, sauf exceptions (ex. travaux immobiliers, vente ou réparation de véhicules...).
Moment de délivrance ?
Nous vous conseillons de délivrer votre facture le plus rapidement possible. Toutefois, un délai légal s’applique : la facture doit être établie au plus tard le 15e jour du mois qui suit la fin de la prestation de service ou de la livraison du bien.
Exemple : Vous vendez un bien ou prestez un service le 10 janvier, vous avez jusqu’au 15 février pour donner votre facture.
Facture électronique ?
La facture électronique consiste à automatiser l’ensemble du processus de facturation : la facture est générée, transmise, reçue et intégrée automatiquement dans les systèmes comptables.
Une simple facture PDF envoyée par e-mail ne constitue pas une facture électronique au sens strict. Elle reste une version numérique d’une facture classique, mais non structurée et non intégrée dans un flux automatisé.
La facture électronique présente plusieurs avantages : fiabilité, rapidité, économies, et réduction des erreurs.
Pour être valable, elle doit répondre à cinq conditions :
- L’authenticité de l’origine doit être garantie (identité du fournisseur).
- L’intégrité du contenu ne peut pas être altérée.
- Les données doivent rester lisibles.
- Le client doit avoir accepté ce mode de facturation.
- Les mentions légales doivent être identiques à celles d’une facture papier.
À partir du 1er janvier 2026, l’envoi de factures électroniques via le réseau PEPPOL deviendra obligatoire pour toutes les transactions B2B entre assujettis belges à la TVA.
Durée de conservation
Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, à compter du 1er janvier de l’année qui suit leur date de délivrance. Cela vaut pour toutes les factures, électroniques ou papier, même si elles ont été numérisées.
Plus d’informations : efacture.belgium.be
Nos conseillers juridiques peuvent vous accompagner dans l’adaptation de votre commerce. Pour vérifier que vous êtes en règle ou pour être guidé dans vos démarches, n’hésitez pas contacter votre conseiller juridique UCM Mouvement.
Le présent conseil est fourni à titre purement informatif et pédagogique. Il ne constitue pas une analyse exhaustive de la réglementation applicable. Pour une étude adaptée à votre situation particulière, nous vous invitons à solliciter un avis juridique spécialisé. En consultant ces informations, le lecteur accepte de ne pas engager la responsabilité d’UCM, de ses différentes ASBL ou de l’auteur, y compris en cas d’éventuelles imprécisions ou omissions