La préparation de la procédure électorale doit débuter au plus tard le 60ème jour précédant l'affichage de la date des élections sociales. À cette date, appelée "X-60", l'employeur doit fournir un certain nombre d'informations écrites.

Au plus tard à X-60, c'est-à-dire 150 jours avant la date des élections, l'employeur communique certaines informations. En fonction de la date choisie pour le jour du vote (jour Y), X-60 se situe entre le 15 et le 28/12/2023.

Cette phase d'information donne le départ de la procédure électorale.

L'employeur fournit à ce stade les éléments suivants :

  • le degré d'autonomie ou de dépendance du siège par rapport à l'entité juridique
  • les éventuelles modifications intervenues dans la structure
  • le nombre de membres du personnel par catégorie
  • les fonctions du personnel de direction
  • les fonctions de cadres
  • la date du jour X (annonce de la date des élections) et du jour Y (date des élections)

Ces informations sont communiquées aux membres du conseil d'entreprise (CE) et/ou du comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) ou, à défaut, à la délégation syndicale.

Que ces organes soient présents ou non dans l'entreprise, ces informations doivent également être communiquées à tous les membres du personnel. Cette communication doit obligatoirement se faire par voie d'affichage. Elle ne peut se faire via l'envoi d'un e-mail ou un avis sur l'intranet qu'à la condition que tous les membres du personnel puissent avoir accès à cette version électronique pendant les heures de travail.

Dans tous les cas, même en l'absence de délégation syndicale, ces communications doivent également être faites à tous les syndicats soit en téléchargeant ces informations sur l'application web du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, soit en les adressant par courrier recommandé.

Enfin, certaines données d'identification doivent être communiquées au SPF Emploi, Travail et Concertation sociale via son application web ou, au besoin, sur papier, via une fiche statistique disponible sur demande auprès du SPF.