Vous adressez à votre client une mise en demeure par email. Malgré celle-ci, aucun paiement n’est fait. Vous souhaitez entreprendre des poursuites. Le client se défend, affirmant qu’il n’a jamais reçu de mise en demeure en bonne et due forme. Mais qu’en est-il de la notification par mail ?

L’écrit papier a toujours été considéré comme la reine des preuves. La loi n’accordait pas de force de preuve équivalente aux moyens de communication électroniques (email, sms, WhatsApp). Le code civil, édicté en 1804, ne pouvait évidemment pas prédire une telle évolution des moyens de communication.

Depuis plusieurs décennies toutefois, la communication électronique est beaucoup plus utilisée, au vu de son efficience et de sa rapidité de traitement.

Cette évolution technologique est intégrée depuis peu dans le nouveau code civil. En effet, un nouvel article 1.5. définit la notification comme étant « la communication d'une décision ou d'un fait par une personne à une ou plusieurs personnes déterminées » et soumet la validité de cette notification par voie électronique à des conditions qui diffèrent en fonction du cas d’espèce.

Le destinataire a effectivement pris connaissance de la notification

La notification électronique est valide dès lors qu’il est démontré que le destinataire l’a effectivement reçue et en pris connaissance.

Par exemple, le destinataire a adressé un retour de mail ou un accusé de lecture a été confirmé.

Le destinataire a raisonnablement pu prendre connaissance de la notification

Dans ce cas, la notification électronique est valide dès lors qu’il est démontré :

• Que, au vu des circonstances, force est de constater que le destinataire a raisonnablement eu l’occasion d’en prendre connaissance.
  Par exemple, la notification adressée par mail intervient à la suite d’un échange récent de mails.
• Et que le destinataire avait préalablement accepté l’utilisation de ce moyen de communication.
  Par exemple, l’information était précisée dans le contrat signé.

Ainsi, la communication électronique est reconnue comme moyen de notification valide. Toutefois, le législateur a souhaité garantir une sécurité juridique et donc une protection, pour celui qui reçoit la notification. Le but est d’éviter qu’une notification électronique soit reconnue alors qu’elle n’aurait pas été réceptionnée par son destinataire. Cela peut être le cas, par exemple, d’un mail qui tombe dans les courriers indésirables ou une adresse mail qui a été modifiée ou qui contient une erreur.

Enfin, la charge de la preuve repose sur celui qui envoie la notification électronique. Il doit s’assurer que le destinataire a bien reçu la notification ou qu’il a raisonnablement pu en prendre connaissance.

Le conseil UCM

Nous vous conseillons, au vu des conditions qui précèdent, d’indiquer dans vos contrats ou conditions générales que le client accepte la notification par voie électronique et si possible, de préciser la donnée de contact concernée. Il peut également être utile d’indiquer que le client s’engage à mettre à jour ses données de contact et de s’assurer à intervalles réguliers que les données de communication électronique des clients sont bien à jour.

Par ailleurs, avant toute notification, nous vous conseillons de reparcourir les documents contractuels. Ceux-ci prévoient peut-être que, pour être valide, la notification doit quand même être faite par courrier recommandé.

Le présent conseil est fourni à titre purement informatif et pédagogique. Il ne constitue pas une analyse exhaustive de la réglementation applicable. Pour une étude adaptée à votre situation particulière, nous vous invitons à solliciter un avis juridique spécialisé.

En consultant ces informations, le lecteur accepte de ne pas engager la responsabilité d’UCM, de ses différentes ASBL ou de l’auteur, y compris en cas d’éventuelles imprécisions ou omission.