Vos collaborateurs exposent certains frais dans le cadre de l’exécution de leur activité professionnelle ? S’il est possible de rembourser ces frais sur production d’un justificatif, l’employeur peut également utiliser certains forfaits acceptés par l’Office national de sécurité sociale et le Service public fédéral des Finances. Découvrez ces forfaits et leurs conditions d'application, notamment dans le cadre du télétravail presté suite aux mesures de confinement pour lutter contre la pandémie du coronavirus.

Un remboursement de frais

Certains travailleurs exposent des frais dans le cadre de l’exécution de leur activité professionnelle (exemples : frais de déplacement, de téléphonie, de bureau…). Les remboursements des frais propres à l’employeur, c.-à-d. qui sont occasionnés par l’exécution du contrat de travail, ne constituent pas de la rémunération et ne sont donc ni assujettis aux cotisations de sécurité sociale, ni soumis à l'impôt. La charge de la preuve de la réalité et du caractère professionnel des frais remboursés repose sur l’employeur.

Les forfaits de remboursement de l’ONSS

L’Office national de sécurité sociale accepte certains forfaits de remboursements à des conditions déterminées. Quelques-uns de ces forfaits, d'application au 01/04/2020, sont détaillés dans le tableau ci-après.

Frais Conditions du forfait Forfait
Voiture La voiture n’appartient pas à l'employeur et n’est pas financée par lui.
Le forfait inclut tous les frais
0,3653 €/km
Parking Le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking.
Le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.
15 €/mois
Bicyclette La bicyclette appartient au travailleur. 0,24 €/km
Frais Conditions du forfait Forfait
Séjour en Belgique Le travailleur ne peut pas rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné.
Le forfait couvre le repas du soir, le logement et le petit-déjeuner.
35 €/nuit
Voyage de service à l’étranger de 30 jours calendrier maximum Le salaire perçu par le travailleur pour ces jours doit être soumis à l'impôt en Belgique.
Si l'employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l'octroi du forfait, le montant de celui-ci doit être diminué de 15 % pour le petit-déjeuner, 35 % pour le repas de midi, 45 % pour le repas du soir et de 5 % pour les menues dépenses.
IFJ1 de la liste des indemnités forfaitaires journalières par pays
Voyage de service à l’étranger de plus de 30 jours calendrier Le salaire perçu par le travailleur pour ces jours doit être soumis à l'impôt en Belgique.
Si l'employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l'octroi du forfait, le montant de celui-ci doit être diminué de 15 % pour le petit-déjeuner, 35 % pour le repas de midi, 45 % pour le repas du soir et de 5 % pour les menues dépenses.
IFJ2 de la liste des indemnités forfaitaires journalières par pays
Frais Conditions du forfait Forfait
Travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile Le travailleur effectue structurellement et régulièrement une partie de son travail à la maison et y dispose d'un espace pour effectuer son travail OU le travailleur dispose d'un endroit de travail chez son employeur et sa fonction exige qu'il travaille régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d'application de la loi sur le temps de travail, ce forfait n’est pas accepté s'ils effectuent le maximum d'heures de travail fixées légalement, quasi-exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur. Ce forfait est accepté pour les travailleurs qui télétravaillent en raison des mesures de confinement prises pour lutter contre la pandémie du Covid-19.

Le forfait couvre les frais de chauffage, d’électricité, de petit matériel de bureau...
129,48 €/mois
Travailleurs à domicile La rémunération à prendre en compte est limitée à la partie de celle-ci relative aux prestations à domicile. 10% de la rémunération brute
Télétravailleurs La rémunération à prendre en compte est limitée à la partie de celle-ci relative aux prestations en télétravail. 10% de la rémunération brute
Utilisation professionnelle d’une connexion internet privée Le travailleur utilise sa propre connexion internet à des fins professionnelles de façon régulière et substantielle (ex. : 1 jour/semaine, plusieurs heures plusieurs fois/semaine, une semaine chaque mois...).

L'employeur n'intervient pas d'une autre manière pour ces frais.
20 €/mois
Utilisation professionnelle d’un PC privé Le travailleur utilise son propre PC à des fins professionnelles de façon régulière et substantielle (ex. : 1 jour/semaine, plusieurs heures plusieurs fois/semaine, une semaine chaque mois,...).

L'employeur n'intervient pas d'une autre manière pour ces frais.
20 €/mois

Le SPF Finances accepte également des forfaits de remboursement de frais. Certains sont identiques aux montants acceptés par l'ONSS, d'autres sont différents.

Télétravail et covid-19 ?

Dans le cadre du télétravail en raison des mesures de confinement prises pour lutter contre la pandémie du Covid-19, le forfait de 129,48 € peut être remboursé au travailleur occupé à temps plein, moyennant l’accord du Service de décisions anticipées (un modèle simplifié de demande de ruling est mis à disposition par le SPF Finances). Ce forfait est proratisé en fonction du régime de travail pour le travailleur occupé à temps partiel.