Politique Vie Privée destinée aux candidats à un poste et aux candidatures spontanées

• La présente Politique Vie Privée est destinée aux candidats à un poste chez UCM que le candidat :
  • Postule un emploi déterminé dans le cadre d’une offre
  • Ou adresse une candidature spontanée 
  • Qu’il adresse sa candidature via le site internet UCM.be, via un e-mail ou par courrier.
• Elle s’applique aux différentes étapes de la procédure de recrutement : postulation, pré-sélection des candidatures, tests, entretiens, sélection du candidat, promesse d’embauche, notification de la décision de mettre fin au processus de recrutement.
• L’objectif de la présente notice est de vous indiquer qui sont les Responsables de Traitement des données, quelles informations personnelles sont collectées collectons, comment vos données peuvent être transmises à des tiers, quels sont nos éventuels sous-traitants et enfin quels sont vos droits à l’égard desdites données ?
• Nous nous engageons à protéger informations personnelles à traiter vos données à caractère personnel avec soin et intégrité.

1. Responsables de traitements

• Le Responsable de Traitement est l’entité juridique UCM pour laquelle un recrutement est effectué tel qu’exposé ci-après.
• Notre Groupe comporte différentes entités juridiques susceptibles de recruter du personnel via une offre : 
  • L’ASBL Secrétariat Social UCM (N°BCE 0407.571.234 – RPM LIEGE division NAMUR - Chaussée de Marche 637 – 5100 NAMUR-WIERDE)
  • L’ASBL Caisse d’Assurances Sociales UCM (N°BCE 409.089.679 – RPM LIEGE division NAMUR - Chaussée de Marche 637 – 5100 NAMUR-WIERDE)
  • L’ASBL Caisse Wallonne d’Allocations Familiales CAMILLE (N° BCE 0697.584.804– RPM LIEGE division NAMUR - Chaussée de Marche 637 – 5100 NAMUR-WIERDE)
  • L’ASBL UCM National (N° BCE 0409.574.976 – RPM BRUXELLES – Rue Colonel Bourg 123-125 –1030 EVERE)
  • L’ASBL UCM Brabant Wallon (N° BCE 0450.653.387 – RPM NIVELLES – Rue de Clairvaux 40 boite 1 – 1348 OTTIGNIES LOUVAIN LA NEUVE)
  • L’ASBL UCM Bruxelles (N° BCE 0445.160.516 – RPM BRUXELLES – Rue Colonel Bourg 123-125 –1030 EVERE)
  • L’ASBL Union Syndicale des Classes Moyennes du Hainaut (N°BCE 0683.707.468 – RPM MONS - Chaussée de Binche 7000 Mons)
  • L’ASBL UCM Namur (N° BCE 0410.334.051 – RPM LIEGE division NAMUR - Chaussée de Marche 637 – 5100 NAMUR-WIERDE)
  • L’ASBL UNION des Classes Moyennes de la Province de Liège (N°BCE 0410.099.271– RPM LIEGE) Boulevard d’Avroy 42 – 4000 LIEGE
  • La SA FORMATECH (N° BCE 0438.518.192 – RPM BRUXELLES – Rue Colonel Bourg 123-125 –1030 EVERE).
• Si l’une des entités ci-avant mentionnées est précisée dans l’offre d’emploi, cette dernière agit comme Responsable de Traitement et est alors amenée à sous-traiter le recrutement à l’entité juridique UCM interne suivante : ASBL UCM GROUPE SOCIAL ECONOMIQUE ((N°BCE 0840.645.352 – RPM LIEGE division NAMUR - Chaussée de Marche 637 – 5100 NAMUR-WIERDE), laquelle agit comme sous-traitante.
• UCM GROUPE SOCIAL ECONOMIQUE peut aussi prendre la qualité de Responsable de Traitement dans les cas suivants :
  • Lorsque vous adressez une Candidature spontanée en vue de sa conservation dans la « Réserve de Candidatures »
  • Lorsque le poste concerné concerne les services transversaux UCM (logistique, IT, comptabilité, marketing, éditique, services commerciaux, service de développement économique, services en ligne, welcome officer…,) ou l’activité de courtage en assurances. 

2. Délégué à la Protection des Données (ou Data Protection Officer)

• Le Groupe UCM a désigné un Délégué à la Protection des Données (ou Data Protection Officer) joignable aux adresses suivantes :
  • Par email à l’adresse suivante : dpo@ucm.be 
  • Ou par courrier adressé à : 
    UCM - Madame le Délégué à la protection des données
    Chaussée de Marche 637 – 5170 NAMUR-WIERDE
• Le Délégué à la Protection des Données est la seule personne ayant qualité pour vous répondre sur le traitement de vos données à caractère personnel.  

3. Données à caractère personnel

• Dans le cadre du traitement des candidatures, les données à caractère personnel collectées sont les suivantes
   

(*) Ces données non obligatoires sont parfois demandées pour assurer et soutenir une diversité dans nos recrutements. 
(**) Ces données spécifiques ne sont généralement pas traitées dès le début du processus de recrutement mais à un stade où il est nécessaire de procéder à des vérifications pour avancer dans le processus de recrutement.  

• Vous pouvez choisir de ne pas nous communiquer certaines informations à caractère personnel lorsque nous vous les demandons. Si tel est le cas, selon la nature de l’information ou des informations concernées, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d'évaluer ou d'examiner votre candidature.

4. Utilisation de vos données à caractère personnel

Nous utiliserons les informations personnelles que vous nous avez communiquées :

• Pour examiner votre candidature et notamment afin de :
  • Répondre à votre candidature.  
  • Créer votre profil dans notre application informatique de recrutement
  • Evaluer si votre profil correspond à l'emploi pour lequel vous postulez
  • Créer une liste de candidats présélectionnés
  • Mener des entretiens et des exercices/tests durant le processus de recrutement.
• Si nous décidons de vous proposer un emploi, afin d’effectuer des vérifications préalables à l’embauche pour :
  • Vérifier vos antécédents, références et autres informations que vous nous avez communiquées et dans la mesure autorisée par la loi.  
  • Préparer une promesse d’embauche et d'autres documents que nous utilisons à cette étape de pré-embauche dans notre processus de recrutement.
• Pour vous intégrer dans la Réserve de Candidatures si vous avez donné votre accord afin d’utiliser votre candidature ultérieurement en vue de :
  • Partager vos données avec les entités juridiques du Groupe UCM recherchant un profil correspondant au poste à pourvoir avant que l’offre ne soit publiée ou postérieurement. 
  • Mettre à jour vos données.
• Pour les finalités administratives et légales complémentaires suivantes et notamment pour :
  • Respecter les lois et règlements applicables ;
  • Répondre à vos demandes en matière de protection des données
  • Répondre aux demandes des autorités publiques compétentes ;
  • Vous communiquer des changements apportés à nos conditions d’utilisation et à nos politiques ;
  • Exercer ou défendre les entités UCM dans un litige potentiel, présumé ou réel ;
  • Fournir des prestations d'assurance-maladie pour vous et vos personnes à charge une fois le recrutement effectué ;
  • Répondre et traiter vos requêtes ou demandes 
  • Vous informer d’une opportunité d’emploi.

En tout état de cause, nous n'utiliserons vos informations personnelles :

• Qu'aux fins décrites dans la présente Privacy Policy à l’article 4 et pour les traitements détaillés à l’article 5  
• Ou à des fins raisonnablement compatibles avec celles décrites. 

Nous ne les utiliserons pas à d'autres fins sans votre permission, à moins que nous n'ayons un droit ou une obligation légale de le faire.

5. Traitements réalisés

6. Transmission de vos données à caractère personnel

Vos données peuvent être transmises en interne ou à l’externe.

6.1. Transmission des données en interne

La transmission des données en interne se réalise lorsque le Responsable de Traitement sollicite UCM GSE, Sous-Traitant interne en charge des analyses de candidatures.

6.2. Données utilisées par l’externe

Dans le processus de recrutement :

• Lorsque vous faites un test, vous pouvez être amené à partager vos données afin de vous identifier dans l’outil de test de l’un de nos sous-traitants.
• Vous pouvez également être amené à être interviewé par un de nos sous-traitants externes auquel nous pouvons être amenés à partager vos données pour que ce sous-traitant puisse mener à bien l’évaluation qui lui a été confiée. 

7. Durée de conservation des données 

• La conservation des données de recrutement est de deux ans :
  • Si vous ne vous êtes pas manifesté auprès du Délégué à la Protection des Données pour exercer vos droits tels que décrits au paragraphe « Droits des candidats au recrutement »
  • Si vous n’avez pas été recruté à l’issue des différentes phases de recrutement et que vous ne vous êtes pas opposés à la conservation de vos données au-delà de cette phase
  • Si vous avez effectué une candidature spontanée, avez demandé à faire partie de la réserve de recrutement et n’avez pas exercé vos droits auprès du Délégué à la Protection des Données.
• Par exception, les données peuvent être conservées cinq ans en cas de contestation des opérations de recrutement, voire au-delà tant qu’une procédure judiciaire n’est pas close par une décision passée en force de chose jugée.
• Si à la suite de votre recrutement, vous avez signé un Contrat de Travail, les données collectées lors du recrutement font partie de votre dossier « Collaborateur UCM » et sont soumises aux règles de Protection des Données propres aux Collaborateurs UCM.

8. Droits du candidat

Si le traitement est basé sur votre consentement, vous pouvez à tout moment retirer votre consentement.

Vous disposez par ailleurs de droits par rapport au traitement de vos données à caractère personnel. Vos droits sont ci-après détaillés :

• Le droit de consultation de vos données
  Si vous souhaitez consulter les données que nous traitons à votre sujet, vous pouvez également exercer votre droit d'accès à vos données.  
• Le droit de rectification de vos données
  Vous pouvez toujours demander que ces données soient rectifiées ou complétées.   
• Le droit de demander la suppression de vos données
  Si vous pensez qu’un traitement de certaines données est inapproprié, vous pouvez demander que ces données soient supprimées dans certaines conditions.
• Le droit de refuser que vos données soient traitées de façon automatique
  Certains traitements de données et certaines procédures se déroulent d'une façon entièrement automatisée, sans intervention humaine.  Si vous n'êtes pas d'accord avec le résultat de cette procédure entièrement automatisée, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données des responsables de traitements. 
• Le droit d’obtenir le transfert de vos données à un tiers
  Vous avez le droit de demander de transférer directement à un tiers, les données à caractère personnel que vous avez communiquées dans les limites posées par le Règlement.

9. Exercice des droits

Le Délégué à la Protection des données du responsable de traitement est la personne de contact pour la Protection des données à caractère personnel. Seul le Délégué à la Protection des données a qualité pour vous répondre.

Vous pouvez lui adresser votre demande :

• Par email à l’adresse suivante : dpo@ucm.be 
• Ou par courrier adressé à : 
  UCM - Madame le Délégué à la protection des données
  Chaussée de Marche 637 – 5170 NAMUR-WIERDE

10. Les désaccords avec la réponse formulée

Vous êtes en désaccord avec la réponse formulée par les Responsables de traitements, vous pouvez consulter le site de l’Autorité de Protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be et, dans cette hypothèse, exercer vos droits auprès de ladite Autorité. L’adresse de l’Autorité de Protection des données est la suivante : Rue de la Presse, 35 à 1000 BRUXELLES