Puis-je changer de fournisseur de facturation électronique ?

Vous avez choisi très rapidement - trop rapidement- un fournisseur de facturation électronique et vous vous rendez compte que la solution n'est pas adaptée à votre situation. Pouvez-vous en changer, perdez-vous vos factures ? 

Oui ! Vous pouvez changer de fournisseur. Et non ! Vous ne perdez pas vos factures – à condition d’agir correctement.

Oui !

Il n’existe aucune obligation légale de rester chez un fournisseur spécifique. Vous êtes libre de changer de solution si celle que vous avez choisie : 

• ne correspond pas à la taille ou à la complexité de votre activité,
• est trop coûteuse,
• manque de fonctionnalités,
• ou n’est pas adaptée à votre relation avec votre comptable. 

Le réseau Peppol est indépendant des fournisseurs : changer d’outil n’empêche pas l’envoi ou la réception de factures via Peppol, pour autant que le nouveau logiciel soit compatible.

Non ! Les factures ne disparaissent pas, mais elles ne migrent pas automatiquement d’un logiciel à l’autre. 

En pratique : 

• vos factures restent stockées dans l’ancienne application,
• chaque entreprise reste légalement responsable de la conservation de ses factures (en général pendant 7 ans),
• les factures reçues via Peppol ne sont pas centralisées sur Peppol, mais bien dans votre logiciel.

Il est donc essentiel de sécuriser l’accès à vos données avant de quitter un fournisseur.

Avant de résilier ou de désactiver votre ancien outil, il est recommandé de : 

• Exporter toutes vos factures (émises et reçues), idéalement en PDF et dans un format structuré si disponible (XML, UBL…).
• Vérifier les conditions contractuelles : délais de résiliation, accès limité après résiliation, éventuels frais.
• Archiver les factures en lieu sûr : serveur interne, espace cloud sécurisé ou via votre comptable. 

Certains fournisseurs proposent des exports complets ou une assistance spécifique lors d’un changement : cela vaut la peine de poser la question avant de résilier

Le changement de fournisseur est le moment idéal pour : 

• impliquer votre comptable dans le choix du nouvel outil,
• vérifier la compatibilité avec son logiciel,
• simplifier les échanges de factures et les déclarations TVA. 

Un bon choix de solution profite à la fois à votre gestion quotidienne et au travail du comptable.