Vérifier vos obligations administratives
Engager est une grande aventure ! Dès notre premier rendez-vous, nous vous guidons et réalisons avec vous, ou pour vous, les différentes démarches pour répondre à vos obligations d'employeur.
Premier recrutement : vos démarches administratives
La Banque-Carrefour des Entreprises
En tant qu’indépendant, vous êtes normalement déjà inscrit à la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) et vous disposez d’un numéro d’entreprise.
Il est cependant important de vérifier vos données dans la BCE lorsque vous engagez pour la première fois. C’est la carte d’identité de votre entreprise. Elle contient les données d’identification officielles de votre entreprise et elles sont utilisées par d’autres administrations comme le SPF Finances, l’ONSS…
Ces informations, par exemple l’adresse ou l’objet social, ouvrent la voie à d’éventuelles réductions de cotisations patronales. Il est donc essentiel de les garder à jour.
Une mise à jour des données peut être nécessaire :
- si votre travailleur exerce son activité dans un lieu qui n’a pas encore été déclaré comme lieu d’activité de votre entreprise, vous devez alors créer une unité d’établissement
- si votre travailleur est engagé pour une activité différente de celle enregistrée dans la BCE, il faut alors ajouter un code NACEBEL.
Nous pouvons réaliser les modifications à la BCE pour vous.
Affiliation à différents organismes (ONSS, Assurance, CESI…)
Ensuite, il est nécessaire de vous affilier et de vous identifier auprès d’un certain nombre d’organismes :
- Identification comme employeur auprès de l'ONSS (office national de la sécurité sociale) : vous serez officiellement reconnu comme employeur et obtiendrez un numéro ONSS unique, indispensable pour vos démarches sociales (déclaration, cotisations...).
- Souscription à une assurance contre les accidents de travail : le contrat d’assurance accidents du travail est obligatoire dès le premier jour de l’engagement de votre premier travailleur, quel que soit son statut (ouvrier, employé, apprenti, étudiant…). Elle couvre les accidents survenus sur le lieu ou sur le chemin du travail. Découvrez notre assurance accidents du travail.
- Un service externe pour la prévention et la protection au travail (ou médecine du travail) : nous vous mettons en relation avec notre partenaire, le CESI, lors de votre rendez-vous. Il vous permettra de garantir la santé, la sécurité et le bien-être au travail.
- Une caisse de vacances (si le collaborateur est ouvrier) : celle-ci est chargée de gérer et de verser le pécule de vacances (congés payés) aux ouvriers et apprentis ouvriers. Si vous engagez un employé, c'est vous, employeur, qui verserez le pécule.
Dimona et registre du personnel
La suite de vos obligations administratives d'employeur ? La Dimona et le registre du personnel.
La Dimona est un message électronique par lequel vous communiquez toute entrée et sortie de service d’un travailleur à l’ONSS. La Dimona d'entrée doit être réalisée au plus tard au moment où le travailleur débute ses prestations, sous peine de sanctions.
Pour certains travailleurs (bénévoles, stagiaires …) une Dimona n’est pas obligatoire. Vous devez toutefois prévoir un registre général du personnel sur support papier, dès le début des prestations du travailleur.
Avec UCM comme partenaire, les Dimona sont réalisées directement depuis votre outil en ligne appipay. Rien de plus simple !
Consultez nos FAQ sur les Dimona
La Dimona (Déclaration Immédiate – Onmiddellijke Aangifte) est une déclaration électronique par laquelle l’employeur communique auprès de l’ONSS toute entrée et sortie d’un travailleur. Découvrez où et comment la faire dans notre FAQ "Qu'est-ce qu'une Dimona".
Son champ d’application est extrêmement large. Tous les travailleurs et les personnes qui y sont assimilées doivent faire l'objet d'une Dimona. Il importe donc peu que les travailleurs concernés soient assujettis ou non à la sécurité sociale. Sont ainsi et également visés les stagiaires sous contrat IBO,PFI/CFI ou FPI, les apprentis, les stagiaires sous « petit statut ». Certaines catégories de personnes sont toutefois expressément exclues. Découvrez tous les détails ->
Astuce : affiliez-vous à un Secrétariat social
Lors de votre rendez-vous d'affiliation au Secrétariat social UCM, nous remplirons ensemble vos obligations d'employeur. Ensuite, votre conseiller prendra notamment en charge le calcul des salaires, les fiches de paie ainsi que les déclarations officielles (à l'ONSS par exemple).
Fixez un rendez-vous par vidéo conférence ou dans l'espace UCM de votre choix. Je prends rendez-vous ->
Contrat de travail
Il convient encore d’établir le contrat de travail. Il va définir les principales conditions de travail et de rémunération du travailleur. La plupart des contrats de travail doivent être signés au plus tard au moment où le travailleur débute ses prestations. Pensez bien à remettre à votre nouveau travailleur une copie de votre contrat de travail en vigueur dans l’entreprise.
Sous quel contrat engager son premier travailleur ?
Différents types de contrats de travail existent : CDI, CDD, contrat de remplacement, contrat pour un travail nettement défini, contrat étudiant, flexi job...
Découvrez-les au travers de notre guide et choisissez la forme la plus appropriée à votre premier engagement.
Pour aller plus loin
Je télécharge le guide sur les contrats
Vous avez fait votre choix de contrat de travail ? Plusieurs modèles pour employés et ouvriers sont téléchargeables gratuitement.
Le règlement de travail
Document obligatoire, le règlement de travail contient les droits et obligations de l’employeur et du travailleur pour une collaboration sans surprise.
Un règlement de travail conforme vous permet d’éviter les litiges avec vos travailleurs ainsi que les sanctions administratives ou pénales en cas de contrôle par l’inspection sociale.
Au-delà d’être un document social obligatoire, le règlement de travail est un véritable outil de management pour l’employeur.
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