Remboursement de frais : comment bien commencer 2022
Je suis client UCM : dois-je communiquer de nouvelles informations à mon Secrétariat social ?
- Vous nous communiquez déjà le type de frais et tous les montants remboursés à vos travailleurs salariés ou dirigeants d’entreprise. Nous disposons de toutes les informations nécessaires pour établir correctement les fiches fiscales.
- Vous ne nous communiquez pas tous les montants remboursés à vos travailleurs salariés ou dirigeants d’entreprise et ne demandez pas à votre comptable de déclarer ces remboursements. Transmettez-nous le type de frais et tous les montants de ces remboursements pour nous permettre d’établir correctement les fiches fiscales.
Il arrive que l’entreprise rembourse aux travailleurs salariés ou aux dirigeants d’entreprise des frais qu’ils ont exposés, pour elle, dans le cadre de l’exercice de leur fonction professionnelle (exemples : frais de déplacement, de parking, de restaurant, de téléphonie, de bureau, postaux…). Comme ils ne constituent pas une rémunération, ces remboursements sont exonérés de cotisations ONSS et d’impôt. Pour pouvoir les déduire fiscalement, l’entreprise doit toutefois mentionner ces remboursements sur une fiche fiscale.
Montant du remboursement
L’entreprise peut déterminer le montant des remboursements de frais de diverses manières :
- le montant des frais réels exposés, sur production de justificatifs (exemples : tickets de caisse, addition de restaurant, facture…)
- un montant forfaitaire de frais fixé soit sur base de critères sérieux admis par le SPF Finances (exemples : indemnité kilométrique pour mission avec voiture privée, indemnité pour séjour professionnel à l’étranger…), soit sur base d’un ruling fiscal, soit sur base d’un dossier tenu à disposition par l’entreprise.
Dans tous les cas, l’entreprise doit pouvoir démontrer la réalité et le caractère professionnel des frais exposés par le travailleur.
Davantage de transparence
Depuis le 1er janvier 2022, l’entreprise doit être plus transparente pour les remboursements de frais qu’elle effectue en faveur des travailleurs salariés et des dirigeants d’entreprise. A partir de l’année de revenus 2022 (exercice d’imposition 2023), le montant du remboursement doit, quelle que soit la manière de le déterminer (réelle, forfaitaire ‘critères sérieux’ ou forfaitaire ‘autre’), figurer sur la fiche fiscale 281.10 (cadre 24, b, dépenses propres à l’employeur) ou 281.20 (cadre 18, dépenses incombant à la société) :
| Type de remboursement | Pour les revenus 2021 | A partir des revenus 2022 |
|---|---|---|
| Frais réels | Indemnités sur base de justificatifs : - case cochée - montant non mentionné | Indemnités sur base de justificatifs : - case cochée - montant mentionné |
| Forfaits ‘critères sérieux’ | Indemnités forfaitaires sur base de normes sérieuses : - case cochée - montant non mentionné | Indemnités forfaitaires sur base de normes sérieuses : - case cochée - montant mentionné |
| Forfaits ‘autre’ | Indemnités forfaitaires en absence de normes sérieuses : - montant mentionné | Indemnités forfaitaires en absence de normes sérieuses : - montant mentionné |
Et si la fiche fiscale ne reprend pas le remboursement des frais ?
Si les montants remboursés aux travailleurs salariés ou aux dirigeants d’entreprise ne sont pas mentionnés sur la fiche fiscale, ils ne peuvent pas être déduits fiscalement par l’entreprise. En outre, vous risquez une amende administrative.